Kiekvienas verslininkas prisimena tą momentą. Vėlus vakaras, krūva sąskaitų, artėjantis deklaracijų terminas ir mintis galvoje: „Ar tikrai tam kūriau verslą?”
Pradžioje visi bando patys. Programa iš interneto, kelios YouTube pamokos, pirmosios sąskaitos. Atrodo, kad nesudėtinga. Kol verslas mažas – gal ir taip. Bet verslas turi savybę augti. O su juo auga ir apskaitos košmaras.
Požymiai, kad atėjo laikas pokyčiams
Pirmas signalas – laikas. Jei apskaita atima valandas, kurias galėtum skirti klientams, produktui, pardavimams – kažkas negerai. Verslininko valanda turi kainą. Dažnai didesnę nei buhalterio.
Antras signalas – stresas prieš kiekvieną ataskaitų terminą. Jei VMI pranešimai kelia širdies permušimus, o žodis „auditas” verčia prakaituoti – sistema neveikia.
Trečias signalas – klaidos. Neteisingai apskaičiuoti mokesčiai, pamirštos deklaracijos, painios ataskaitos. Kiekviena klaida kainuoja – pinigais, laiku, nervais.
Ketvirtas signalas – neaiškumas. Jei nežinai, ar šis mėnuo pelningas, kiek tiksliai turi gautinų sumų, kokie realūs pinigų srautai – skraidi aklas.
Ką iš tiesų apima apskaitos paslaugos
Daugelis mano, kad buhalterija – tai sąskaitų išrašymas ir mokesčių deklaravimas. Ledkalnio viršūnė.
Pilnas apskaitos paslaugos spektras apima kur kas daugiau. Pirminių dokumentų tvarkymas, didžioji knyga, mokėtinų ir gautinų sumų valdymas, ilgalaikio turto apskaita, darbo užmokesčio skaičiavimas, mokestinės deklaracijos, finansinės ataskaitos, biudžeto planavimas, pinigų srautų prognozės.
Ir dar vienas sluoksnis – konsultacijos. Mokesčių optimizavimas, struktūros klausimai, investicijų apskaita, sandorių įforminimas. Geras buhalteris ne tik fiksuoja praeitį, bet padeda planuoti ateitį.
Vidinis buhalteris ar išorės partneris
Amžinas klausimas, į kurį nėra universalaus atsakymo.
Vidinis buhalteris – visada po ranka, pažįsta įmonę iš vidaus, gali atlikti ir kitas funkcijas. Bet jis serga, išeina atostogų, kartais – visai išeina. Ir tada staiga paaiškėja, kad niekas nežino, kur kas yra.
Vienas žmogus negali būti ekspertas visose srityse. Mokesčių teisė keičiasi nuolat. Darbo santykių niuansai. Tarptautiniai sandoriai. Specifinės pramonės šakos reikalavimai. Vidinis buhalteris fiziškai negali visko sekti.
Išorės partneris – tai komanda. Jei vienas specialistas serga, perima kitas. Žinios kaupiamos organizacijos, ne individo lygmeniu. Procesai dokumentuoti, sistema veikia nepriklausomai nuo konkrečių žmonių.
Ir dar vienas aspektas – atsakomybė. Profesionali apskaitos įmonė turi draudimą. Jei įvyksta klaida – yra iš ko atsakyti. Vidinis darbuotojas tokio saugumo tinklo nesuteikia.
Kainų logika
„Kiek kainuoja buhalterija?” – klausimas, į kurį neįmanoma atsakyti be konteksto.
Kaina priklauso nuo apimties: kiek operacijų per mėnesį, kiek darbuotojų, kokia veiklos specifika, kokie papildomi poreikiai. Smulki prekyba – viena kaina. Tarptautinė gamyba – visai kita.
Dažna klaida – lyginti tik mėnesinį mokestį. Pigus pasiūlymas dažnai reiškia minimalią paslaugą. Konsultacijos – papildomai. Metinė ataskaita – papildomai. Atsakymai į VMI užklausas – papildomai.
Vertinti reikia bendrą kainą ir bendrą vertę. Ką gaunu už tuos pinigus? Kiek laiko sutaupau? Kokių klaidų išvengiu? Kokią ramybę perku?
Ko tikėtis iš gero partnerio
Pirma – proaktyvumo. Ne tik atsakymų į klausimus, bet ir klausimų, kurių pats nepagalvojai užduoti. „Ar žinai, kad nuo kitų metų keičiasi ši taisyklė?” „Ar svarstei šią struktūrą mokesčių optimizavimui?”
Antra – prieinamumo. Kai kyla klausimas – turi gauti atsakymą per protingą laiką. Ne po savaitės, kai problema jau išsisprendė arba paūmėjo.
Trečia – aiškumo. Suprantamos ataskaitos, ne skaičių maišalynė. Paaiškinimai žmogiškai, ne buhalterine kalba.
Ketvirta – stabilumo. Nuolatinis kontaktinis asmuo, kuris pažįsta tavo verslą. Ne kaskart naujas specialistas, kuriam reikia viską aiškinti iš naujo.
Perėjimo baimės
Keisti buhalterį ar apskaitos sistemą – skausminga mintis. Kas bus su istoriniais duomenimis? Kaip vyks perdavimas? O jei naujieji bus blogesni?
Šios baimės natūralios, bet dažniausiai perdėtos. Profesionalūs paslaugų teikėjai turi perėjimo procesus. Duomenys perkeliami sistemingai, dokumentai perimami pagal aktą, pereinamasis laikotarpis valdomas.
Taip, pirmieji mėnesiai reikalauja papildomo dėmesio. Bet jei esama sistema neveikia – laikinas nepatogumas yra kaina už ilgalaikį pagerėjimą.
Technologijų vaidmuo
Debesų buhalterija, automatizuotas dokumentų nuskaitymas, integracija su bankais, realaus laiko ataskaitos – visa tai jau ne ateitis, o dabartis.
Geros apskaitos paslaugos apima ir technologinę infrastruktūrą. Tu matai savo finansus bet kada, iš bet kur. Dokumentus įkeli telefonu. Ataskaitos generuojamos automatiškai.
Technologijos neišsprendžia visų problemų, bet gerame derinyje su profesionalais – padaro stebuklus.
Vienas klausimas pabaigai
Jei rytoj tavo buhalterė praneštų, kad išeina – ką darytum?
Jei atsakymas „nežinau” arba „panikuočiau” – gal laikas pagalvoti apie sistemą, kuri nuo to priklauso mažiau.
Verslas turi veikti nepriklausomai nuo konkrečių žmonių. Ir apskaita – ne išimtis.
