Yra vienas momentas, kurį organizatoriai dažnai prisimena jau po visko – kai žmonės pradeda skirstytis ir kažkas mesteli: „viskas faina, bet tas įėjimas buvo tragedija“ arba „niekas nesureagavo, kai kilo konfliktas“. Ir staiga supranti, kad ne programa, ne scena ir net ne biudžetas nulėmė įspūdį, o visai kitas dalykas – saugumas, kuris turėjo būti nematomas, bet tapo pagrindine tema.
Renginiai „lūžta“ ne ten, kur planuota
Didžioji dalis renginių sugriūva ne dėl to, kad kažkas blogai suorganizuota, o dėl to, kad kažkas nebuvo suvaldyta. Žmonės vėluoja, susidaro eilės, kažkas bando pralįsti be eilės, kažkas pradeda ginčytis, kažkas jaučiasi ignoruojamas. Tai nėra „incidentai“ – tai smulkūs momentai, kurie labai greitai perauga į bendrą jausmą: čia nėra kontrolės.
Ir kai tas jausmas atsiranda, jis užgožia viską. Net jei viduje groja gera muzika ar vyksta puiki programa, žmogus jau nebe tame.
„Ai, čia nieko tokio“ – pavojingiausia frazė
Organizuojant renginius labai lengva nuvertinti saugumą, nes jis dažniausiai „nekuria vertės“ iš pirmo žvilgsnio. Jis nesukelia emocijos kaip scena ar šviesos. Todėl dažnai atsiranda sprendimas „padarom minimaliai, kad būtų“.
Bet būtent šitas „kad būtų“ vėliau ir išlenda. Per mažai žmonių prie įėjimo, neaiškus srautų valdymas, per lėta reakcija į situacijas – visa tai nėra tragedija atskirai, bet kartu sukuria chaosą, kurį pajunta visi.
Kaina, kurią skaičiuojame per vėlai
Dažniausiai saugumas vertinamas labai paprastai – kiek kainuos. Ir tada prasideda kompromisai. Gal užteks mažiau žmonių. Gal nereikia papildomos kontrolės. Gal viskas „praeis ramiai“.
Bet problema ta, kad renginio saugumo kaina iš tikrųjų paaiškėja tik po renginio. Kai atsiranda komentarai, kai žmonės dalinasi patirtimi, kai kažkas nusprendžia daugiau nebegrįžti. Ir tada paaiškėja, kad sutaupyta suma buvo gerokai mažesnė nei prarasta reputacija.
Žmonės labai greitai pajunta, ar viskas kontroliuojama
Įdomiausia tai, kad lankytojai labai aiškiai jaučia, ar renginys „valdomas“. Net jei jie negali to įvardinti. Jei įėjimas sklandus, jei darbuotojai reaguoja greitai, jei viskas vyksta be streso – atsiranda komfortas. Ir tada žmonės atsipalaiduoja.
Bet jei kažkas stringa, jei reikia spėlioti, kur eiti, jei niekas neatsako į situacijas – atsiranda įtampa. Ir ji labai greitai tampa bendru renginio fonu.
Saugumas nėra apie „problemų sprendimą“
Didžiausias nesusipratimas – galvoti, kad saugumas reikalingas tik tada, kai kažkas nutinka. Iš tikrųjų geras saugumas reiškia, kad daug dalykų tiesiog neįvyksta. Nes kažkas pastebi anksčiau, suvaldo greičiau, nukreipia situaciją dar jai neišaugus.
Tai yra darbas, kurio dažniausiai niekas nemato, bet būtent jis sukuria jausmą, kad viskas „vyksta savaime“.
Kur organizatoriai dažniausiai suklysta
Praktikoje klaida dažniausiai būna ne viena, o kelios mažos, kurios susideda į didelį rezultatą:
- per mažai dėmesio skiriama įėjimo valdymui
- neįvertinami realūs žmonių srautai
- nėra aiškaus reagavimo scenarijaus
- saugumas paliekamas „paskutinei minutei“
Ir tada viskas priklauso nuo sėkmės. O renginiuose sėkmė nėra strategija.
Renginys baigiasi, bet istorija – ne
Po renginio lieka ne tik nuotraukos. Lieka pasakojimai. Ir labai dažnai jie būna ne apie tai, kas buvo suplanuota, o apie tai, kas nutiko netikėtai. Vienas konfliktas, viena netvarkinga situacija, viena bloga patirtis – ir būtent tai tampa pagrindine istorija.
Todėl saugumas iš tikrųjų saugo ne tik žmones. Jis saugo tai, kaip apie tą renginį bus kalbama po to. Ir čia jau nebe klausimas „ar reikia“, o klausimas – kiek verta jūsų renginio reputacija.
